Rekrutacja – PROM

Uprzejmie informujemy, że z dniem 19 grudnia 2025r. rozpoczęła się rekrutacja do programu PROM – krótkookresowa wymiana akademicka.

Regulamin rekrutacji znajdą Państwo w Zarządzeniu Prorektora ds. Kształcenia i Rozwoju.

Pierwszy etap rekrutacji zakończył się 16 stycznia 2026 r.

Pierwsze posiedzenie Komisji Kwalifikacyjnej odbyło się 23 stycznia 2026 r.

Drugi termin rekrutacji upływa 18 lutego 2026r.

Poniżej przedstawiamy informacje pomocne w procesie rekrutacyjnym.

Kandydaci zainteresowani udziałem w projekcie będą proszeni o złożenie wymaganych dokumentów w formie tradycyjnej w Biurze Współpracy Międzynarodowej:

Uzupełniony i podpisany Formularz rekrutacyjny.
Potwierdzenie z zagranicznej instytucji naukowej o możliwości realizacji wybranej formy wsparcia,
a w przypadku:
- konferencji / szkoły letniej lub zimowej – potwierdzenie rejestracji lub mailowe potwierdzenie od organizatora o zaakceptowaniu wystąpienia na konferencji albo przyjęciu do szkoły.
Dla doktorantów – krótki list polecający promotora potwierdzający ścisły związek planowanego działania z przygotowywaną rozprawą doktorską.
Dla studentów – średnia ocen z roku studiów poprzedzającego proces kwalifikacji, potwierdzona zaświadczeniem z Centrum Obsługi Studenta (nie dotyczy studentów I roku studiów pierwszego stopnia) oraz opinia opiekuna roku.
Dla osób z mniejszymi szansami – dokument potwierdzający niepełnosprawność lub inne trudności zdrowotne, materialne, edukacyjne bądź społeczne.
Podpisana Klauzula informacyjna.

UWAGA!
Studenci II roku studiów drugiego stopnia, chcący wziąć udział w rekrutacji do programu PROM, muszą posiadać status studenta UKEN od momentu złożenia wniosku aplikacyjnego do zakończenia mobilności.

Oceny formalnej wszystkich złożonych wniosków dokonuje Biuro Współpracy Międzynarodowej, które w szczególności weryfikuje przynależność kandydata do grupy docelowej oraz kompletność przekazanej dokumentacji.

Oceny merytorycznej zgłoszeń dokonuje Komisja Kwalifikacyjna (KK) powołana przez Prorektora ds. Kształcenia i Rozwoju, w skład której wchodzą:

dr hab. prof. UKEN Michał Rogoż – Prorektor ds. Nauki, przewodniczący;
dr hab. prof. UKEN Paulina Rojek-Adamek – Zastępca Dyrektora Szkoły Doktorskiej;
dr hab. prof. UKEN Konrad Meus – Dyrektor Instytutu Historii i Archiwistyki;
dr hab. prof. UKEN Wojciech Prażuch – Dyrektor Instytutu Neofilologii;
dr Grzegorz Rut – Zastępca Dyrektora Instytutu Biologii i Nauk o Ziemi;
dr Ryszard Kozioł – Zastępca Dyrektora Instytutu Prawa, Ekonomii i Administracji.

Komisja Kwalifikacyjna przyznaje punkty za następujące elementy:

motywację udziału w projekcie;
zaplanowany program doskonalenia kompetencji własnych;
planowane praktyczne wykorzystanie nabytych kompetencji;
aktywność międzynarodową;
status osoby z mniejszymi szansami (jeżeli dotyczy).

ZASADY KWALIFIKACJI DO UDZIAŁU W PROJEKCIE

Kwalifikacja do udziału w Projekcie prowadzona jest w trybie ciągłym, aż do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację danej formy wsparcia. Termin pierwszego etapu rekrutacji upływa 16 stycznia 2026 r.

W ramach konkursu kandydat może ubiegać się o jeden wyjazd do dowolnej zagranicznej jednostki.

Wnioski, które nie uzyskają co najmniej 60% maksymalnej liczby punktów, będą odrzucane – niezależnie od dostępności miejsc w Projekcie. Wszystkie aplikacje spełniające minimalny próg punktowy zostaną, przed ostateczną akceptacją, przekazane do dodatkowego rozpatrzenia przez Komisję Kwalifikacyjną (KK).

O wynikach rekrutacji kandydaci zostaną poinformowani indywidualnie drogą mailową.

Wyjazdy mogą być realizowane od momentu otrzymania decyzji, z zachowaniem obowiązujących w Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie procedur dotyczących wyjazdów zagranicznych, do dnia 30 września 2026 r.

ZASADY FINANSOWANIA WYJAZDÓW 

Każdemu Uczestnikowi zakwalifikowanemu do udziału w Projekcie, na podstawie podpisanej Umowy udziału w Projekcie, wypłacane jest dofinansowanie obejmujące:

Koszty podróży,
Koszty utrzymania,
Stypendium,
koszty opłaty konferencyjnej / udziału w szkole letniej lub zimowej / kursie itp. – jeśli dotyczy.

Koszty podróży, koszty utrzymania oraz stypendium są rozliczane w formie stawek zryczałtowanych i wypłacane na konto Uczestnika w tygodniu poprzedzającym wyjazd.

Koszty opłaty konferencyjnej, szkoły, kursu itp. rozliczane są jako koszty rzeczywiste, na podstawie faktury wystawionej na dane UKEN (z dopiskiem, kogo dotyczą). Uczestnicy dokonują opłaty za udział w wydarzeniu samodzielnie. Zwrot poniesionych kosztów nastąpi po złożeniu rozliczenia wyjazdu oraz akceptacji dokumentów przez Biuro Współpracy Międzynarodowej.

FORMALNOŚCI PRZED WYJAZDEM 

Po zakwalifikowaniu do udziału na min. 14 dni przed wyjazdem należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej:

wniosek wyjazdowy zgodnie z obowiązującą procedurą
umowę finansową w 2 egzemplarzach podpisanych przez Uczestnika

Równocześnie Uczestnik zobowiązany jest do utworzenia i aktywacji konta w systemie teleinformatycznym NAWA https://programs.nawa.gov.pl/register oraz wypełnienia i złożenia znajdującego się w systemie Formularza przystąpienia do Projektu. Wypełnienie Formularza możliwe jest wyłącznie po aktywacji konta oraz ponownym zalogowaniu do systemu NAWA poprzez link: https://programs.nawa.gov.pl/applications/fers—projekt-nr-bpipro2025100020-2025-2026/new

UWAGA!

W Formularzu należy zaznaczyć opcję: Pracownik lub przedstawiciel instytucji/podmiotu

Jako datę rozpoczęcia udziału w projekcie należy wpisać datę bieżącą/datę złożenia Formularza

Do Formularza nie załączamy żadnych załączników

Wygenerowany z systemu Formularz wraz z potwierdzeniem złożenia z NAWA Uczestnik przekazuje następnie na adres: magdalena.kowalczyk@uken.krakow.pl

Uczestników programu uprzejmie prosimy o  zarejestrowanie podróży w serwisie Odyseusz prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych.